Guide til den ultimative rekrutteringsproces 2020
Har du styr på din rekrutteringsproces?
Du har formentlig rekrutteret og ansat før, men ønsker stadig at blive endnu bedre, skarpere, hurtigere eller også vil du bare se, hvordan andre gør det? Så er denne rekrutterings-guide lige noget for dig…
Mit navn er Cille Pedersen, og jeg er Match Manager her hos Statum.
I det her indlæg, fortæller jeg dig, hvad du skal huske, og inden du kan nå at stille nogle spørgsmål, er jeg forhåbentlig kommet dig i forkøbet med svaret!
Guiden består af 7 afsnit:
*Det skal lige tilføjes, at denne guide ikke er en ’one size fits all ’-løsning. Det er et forslag, som du kan tilpasse din pågældende virksomhed og den pågældende stilling.
Mangler jeg egentlig en ny medarbejder?
Dette første afsnit af guiden kan virke meget basic, især for dig som har prøvet at ansætte før. Men netop fordi det er basic, er der mange der laver fejl i starten af deres proces, som gør at ens nye medarbejder har et dårligt fundament og derfor hurtigt smutter igen. Jeg vil derfor anbefale dig, at du mens du læser dette, tænker over, om du rent faktisk har 100% styr på de ting, som jeg nævner.
Så lad os komme i gang og lad mig, for det første, slå fast, at en rekrutteringsproces selvfølgelig skal tages meget seriøst. Det er en lang proces, som kræver tålmodighed, og ikke kun påvirker dig, hvis den slår fejl, men også hele firmaet. Som eksempel nævner Kristian Zakarias, Senior Director i Trustpilot i dette interview, at en fejlslagen rekruttering kan koste op til 1.343.901 DKK. Der findes værktøjer, som kan reducere længden samt øge muligheden for et korrekt match. Det kommer vi ind på senere.
Der kan være mange motiver for at ansætte nye medarbejdere, og nogle er bedre end andre. Som oftest handler det om, at der er mere arbejde, end der er folk, som kan udføre det.
Alligevel er det vigtigt, at du, inden du går i gang, sikrer dig, at andre muligheder er overvejet.
Har du andre ansatte, som kan varetage opgaverne? Deltidsansatte eller studentermedhjælpere som kan gå op i tid? Måske skal du hyre en freelancer eller outsource på anden vis? Kan du omrokere ansvar eller nogle opgaver? Er det vigtigt lige nu? F.eks. hvis du er tæt på at lande en kontrakt på et større projekt, som kræver flere ansatte. I så fald bør du vente til, alt er underskrevet og på plads, og du er sikker på, at en ansættelse er nødvendig.
Alt dette har du sikkert overvejet, og du er nået frem til, at der ikke er noget at gøre. Konklusionen er, at du har hårdt brug for en ny medarbejder.
Inden du begynder at lede og sætter gang i for meget, er det også afgørende, at du har dit bagland i orden.
Har du mulighed for endnu en ansættelse?
Du skal være sikker på, at I har råd, plads og mulighed for at ansætte en mere. Du bør også sikre dig, at du har tid og ressourcer til at gennemføre rekrutteringsprocessen fra stillingen slås op, til den ansatte er oplært og selvkørende.
Selvom det kan variere afhængig af job og branche, så bør du forvente en lignende tidslinje, hvis du følger en klassisk proces;
- 1-2 uger til at erkende at man mangler en medarbejder – og hvem man så mangler.
- 1-2 uger til at skrive jobbeskrivelse, slå jobbet op osv.
- 2-3 uger til at gennemlæse ansøgninger og screene kandidater.
- 1-2 uger til at afholde jobsamtaler (muligvis 1-2 uger mere, hvis du holder flere samtalerunder.)
- 1 uge til at udvælge en kandidat og få underskrevet kontrakten.
I alt bliver det en længere proces på ca. 6-12 uger. Det skal dog gentages, at det kan variere meget fra branche til branche. Her kan du læse mere om hvor lang tid det tager i forskellige lande og brancher.
Der findes dog løsninger, som kan afkorte din rekrutteringsproces gevaldigt. Det behøver nemlig ikke at tage 12 uger, at ansætte en ny medarbejder. Vi har i Statum udviklet en af de løsninger, hvilket du kan læse mere om her.
Som du muligvis allerede er klar over, så er tid ikke det eneste, som skal bruges på en ny medarbejder. Det er også vigtigt, at du har råd. Husk på, at en medarbejder ikke kun koster løn, men også forsikring og måske skal du købe endnu en computer, et skrivebord, muligvis er kontoret for småt, så du bliver nødt til at flytte. Alle disse ting bør du have in mente. Det virker umiddelbart obvious, men det ses desværre stadig, at folk bliver overrasket over, hvor mange omkostninger, der kommer oveni lønnen.
Nu er der styr på det grundlæggende
Det vigtige er at sikre, at du har mulighed og rum til endnu en ansat.
Næste skridt er at lave en klar definition af, hvem er det, som du mangler? Hvad er stillingen? Hvad er de konkrete opgaver? Hvorfor skal du bruge vedkommende?
Du skal lave en oversigt over, hvilke konkrete opgaver den nye medarbejder skal udføre, og hvor lang tid du forventer, at det tager dem. Her er det en god idé at forhøre sig hos de kollegaer, som er vedrørende for stillingen.
Sidder du i en situation, hvor opgaverne og timerne ikke giver mening til en fuldtidsstilling, bør du kigge i retning af en freelancer/studentermedhjælper eller anden løsning.
*2. del
Så skal der søges en ny medarbejder
Dette kommer også i forlængelse af, at du netop har udarbejdet en oversigt over, hvem du mangler, hvad stillingen er, de konkrete opgaver, og hvorfor du skal bruge vedkommende.
Nu skal du i gang med at skrive et stillingsopslag.
Som du sikkert ved, er førstehåndsindtrykket afgørende for et videre forløb.
Det samme gælder her!
Et jobopslag er til dels et salgspitch. Det handler om at sælge en rolle i din virksomhed. En klassisk fejl er dog, at man forsøger at oversælge – lidt ligesom det også ses den anden vej rundt, når en jobansøger påstår at have international erfaring, fordi vedkommende har været i Puttgarden og hente billige bajere til den årlige julefrokost.
På samme måde kan du ikke påstå, at noget er en lederstilling, hvis det ikke er. En stor flot attraktiv stilling kan måske give dig mange ansøgere, men det er ikke det, som er målet…
… målet er at finde en medarbejder, som kan, vil og motiveres af at varetage de opgaver, som jobbet indebærer, og det finder du ikke ved at overdrive.
Du skal skrive en ny jobannonce, hver gang du skal søge, altså skal du ikke bruge den samme igen og igen.
Analyse af jobbet
Inden du går i gang med at skrive jobopslaget, skal du lave en analyse af den pågældende stilling. Analysen kan hjælpe dig med at blive mere skarp og specifik i annoncen, så du kan tiltrække de rigtige ansøgere.
Analysen behøver ikke at være omfattende, du kan egentlig bare svare på de følgende spørgsmål:
Jobannoncens Struktur:
Jobannoncen skal have en overskrift
Jobannoncen er selvsagt en af de vigtigste skridt i en rekrutteringsproces.
Overskriften skal ikke være alt for fancy-clickbait-agtig. Som udgangspunkt er selve jobtitlen nok, der kan dog tilføjes en eventuel appetitvækker eller et personlighedstræk for at ind-spore den rette kandidat.
Faren ved at have en for generisk og overfladisk betegnelse er, at det ganske enkelt ikke er særligt spændende. Derfor vil jeg foreslå, at man giver den lidt mere og prøver at peppe overskriften op, både så den virker interessant, men også så ansøger bedre kan forstå, hvad stillingen går ud på.
Den naturlige målsætning er ofte, at man prøver at tiltrække så mange som muligt. Som med alt andet kommunikation og marketing er det dog sjældent dét, det handler om. I stedet bør du gå efter at tiltrække de rigtige. En overskrift kan sige meget om stillingen, kulturen, firmaet og målgruppen du søger iblandt. Og det synes jeg, at du skal vise.
Eksempler:
Her hos Statum søger vi, i øjeblikket, en studentermedhjælper til økonomi. Vi har valgt at kalde stillingen “Entrepreneurial Economy Assistant (Student / Part-time).”
Vi har tilføjet “Entrepreneurial,” da vi er en ung iværksætter virksomhed, og derfor ønsker vi kun interesse fra studerende, som er friske på de muligheder og udfordringer, der medfølger, når du arbejder i et start-up. Derudover har vi også valgt at skrive stillingsopslaget på engelsk, eftersom vi er en virksomhed med internationale ambitioner, og derfor er interesseret i både danske og engelsktalende profiler.
Et andet eksempel er fra danske Penneo, som søger en “Swedish Sales Viking.”
Ordet Viking siger en masse om kulturen, virksomheden og den profil de søger. Hvis du sidder og tænker, at det er noget overgearet-pjat, som emmer af useriøsitet, så er du nok ikke i målgruppen – hvilket er helt fint. Havde de skrevet, at de søgte en Salgskonsulent, så havde alle salgsprofiler været relevante, men det er langtfra størstedelen, som virksomheden søger. Med denne form for afgrænsende overskrift minimerer de niveauet af spildte ansøgninger – til fordel for dem selv og ansøgerne.
Jobannoncens indledning
I indledningen starter du kort med basis-info om stillingen (fuldtid-deltid, geografi osv.), herefter præsenterer du virksomheden.
Gå ikke for meget i dybden. Bare forklar kort, hvem I er, hvad I laver, hvor mange medarbejdere og muligvis også jeres why, purpose, mission og/eller vision. Specielt tiltrækkes millennials af virksomheders værdisæt, hvilket du kan læse mere om her. Der er en stigende interesse for virksomheders rolle i omverdenen, hvorfor du bør fortælle ansøgere, hvorfor jeres virksomhed eksisterer, og hvor I befinder jer i den store verden.
Det kan også være en god ide her at nævne virksomhedens værdier og virksomhedskultur, selvom det kan være svært at definere. Prøv at forklare læseren, hvorfor virksomheden er en god arbejdsplads mhp. de bløde værdier. Den her sektion bør ikke være særlig lang, da der er mulighed for at gå i dybden senere.
Hvilken stilling rekrutteres der til?
Da førstehåndsindtrykket betyder en del, bør du beskrive stillingen som det første efter indledningen. Du skal redegøre for, hvilke muligheder der er i stillingen, faglig- og personlig udvikling, karriere osv. En klassisk fejl er dog, at det hele forbliver i et højt abstrakt niveau, hvor man, efter at have læst annoncen, stadig ikke aner, hvad jobbet går ud på.
Hvis du vil skille dig ud, så skal du være konkret og specifik ved denne post. Et godt råd er at lave en kort punktopstilling for at skabe overblik.
– Hvad er de daglige opgaver?
– Hvilke ansvarsområder skal den nye medarbejder beskæftige sig med?
– Snakker vi gruppearbejde, ad-hoc opgaver, ledelsesansvar?
– Hvilke afdelinger kommer vedkommende i kontakt med til daglig?
– osv.
Næste skridt er, hvem søger du?
Hvem ønsker du at ansætte?
Her kan du stille krav til uddannelse, kompetencer, erfaring og lign.
Det er også et godt tidspunkt at nævne, hvilken personlighed du ønsker. I Statum er vi af den overbevisning, at den perfekte kandidat ikke gøres op i, hvad en kandidat kan, men hvem vedkommende er.
Derfor ikke ment at uddannelse og erfaring er ligegyldigt, det kan være et kæmpe plus, og søger du en kirurg eller en taxachauffør, er det fair nok at kræve en bestemt uddannelse og et kørekort.
Ideen er bare, at den forkerte kandidat sagtens kan have meget erfaring, såvel som at den rigtige personlighed kan være vigtigere end en bestemt uddannelse.
Pas på med at efterspørge for mange kompetencer. Når man skal beskrive en stilling, kan det være tiltrækkende at efterspørge alverdens kompetencer. Alle vil gerne ha’ en, som er en teamplayer, men arbejder stærkt alene og har massiv erfaring med at arbejde på én måde, men samtidig også mod på at lære noget nyt.
Hvis du søger alt, så får du også alt. I stedet foreslår jeg, at du er skarp i de personlighedstræk og kompetencer, som faktisk er essentielle for stillingen. Så kan du sætte resten på en ‘det er en fordel, hvis du har’-liste.
Jobannoncens afslutning
Her noterer du oplysninger såsom, hvortil ansøgningen skal sendes, evt. også et telefonnummer, hvis vedkommende har spørgsmål.
Som udgangspunkt er det meget naturligt, at ansøgeren vil undersøge din virksomhed yderligere for at få et indblik i, hvordan det er at arbejde hos jer. Faktisk viser undersøgelser, at den største forhindring for kandidater i ansøgningsprocessen er, at de ikke ved, hvordan det er at arbejde i virksomheden.
Derfor er det vigtigt med et link til jeres hjemmeside, facebook eller andre steder, hvor ansøger kan lære jer bedre at kende.
Et andet sted, det kan gøres, er ved at oprette en virksomhedsprofil på Statum Company DNA. Her kan du præsentere din virksomhed og vise de ting, som kandidater godt vil vide mere om.
Hvis du savner mere inspiration har vi udgivet et gæsteandlæg fra virksomheden Mimer, hvor de kommer med deres forslag til det perfekte stillingsopslag.
Hvor skal jeg slå min jobannonce op?
Det er sådan set meget simpelt. Du skal da slå den op der, hvor de relevante kandidater er…
Et stillingsopslag, som ingen får at se, er ikke meget værd. Det ved du sikkert godt, men hvor skal du så dele det?
Hjemmesiden er måske det indlysende sted, men er det nok i en moderne rekrutteringsproces i 2020?
Der findes selvfølgelig de klassiske job-databaser, hvor alle andre stillinger ligger, og der er mange ansøgere:
- Jobindex
- Ofir
- Jobnet
- Stepstone
- Osv.
Derudover bør du dele dit jobopslag på sociale medier. Her har du mulighed for at tiltrække kandidater, som har en mere, eller mindre, direkte forbindelse til virksomheden, enten fordi de, eller nogen i deres netværk, har liket, kommenteret eller på anden vis engageret sig i din virksomhed. På den måde er der en langt større sandsynlighed for at ramme nogen, som, i forvejen, synes, at din virksomhed er fed.
De sociale medier inkluderer:
I en verden, hvor konkurrencen om de bedste medarbejder er benhård, er det også langt sværere at skille sig ud. Engang var det nok at smide en seddel i vinduet, hvor der stod, at man søgte en fejedreng. I dag handler rekruttering om marketing. Bare se de følgende tre discipliner:
Online Annoncering
Du bør ikke kun overveje at slå jobopslaget op fra din virksomhedsprofil, men se om ikke annoncering på de sociale medier kan være en del af din rekrutteringsproces. Eksempelvis kan du på Facebook målrette din annonce, så den kun ses af de, som du ønsker.
Employer Branding
Du kender sikkert allerede til konceptet. Ideen er, at du, som virksomhed, brandes som en attraktiv arbejdsplads. Employer Branding går på tværs af kanaler og fungerer i princippet som klassisk branding. Forskellen er bare, at målgruppen ikke består af kunder, men af nuværende, tidligere og potentielle medarbejdere.
Content Marketing
Denne kommer som forlængelse af ovenstående. For at brande virksomheden og fremstå som en tiltrækkende arbejdsplads er det et stærkt middel at få medarbejderne i tale. Lav nogle interviews, tag nogle billeder eller videoer af de ansatte, udgi’ noget kreativt indhold, så udefrakommende kan få et indblik i, hvordan det er at arbejde i din virksomhed.
Uanset hvordan du gør, og hvor du slår det op henne, så glem ikke vigtigheden i at give kandidaten muligheden for at lære jer bedre at kende. Jeres SoMe profiler fortæller ikke altid nok, og det gør jeres hjemmeside heller ikke. Løsningen er at få udarbejdet en gennemarbejdet karriereside på jeres hjemmeside eller at oprette en profil på f.eks. Statums hjemmeside.
Trykte medier og fagblade
I bund og grund handler det om, at dit stillingsopslag skal opslås der, hvor målgruppen er. Som nævnt ovenover er de digitale platforme stærke til netop dette.
Du skal dog ikke automatisk udelukke trykte medier og fagblade, hvis altså din målgruppe bruger dem. Måske søger du en medarbejder, som er langt nemmere at nå i et fagblad end via LinkedIn – jamen, så siger det jo lidt sig selv, ik’?
Grundlæggende for marketing som et rekrutteringsværktøj er storytelling. Recruitment-Marketing handler ikke kun om at distribuere en jobannonce og få så mange som muligt til at se den. Det handler også om at skabe den gode fortælling om en ens virksomhed som arbejdsplads. Dette kan du læse meget mere om i dette interview med vores CMO, Alexander Kragh.
*3. del
Lav din egen headhunting som led i din rekrutteringsproces
Ifølge vidensplatformen Supana findes der over 170 rekrutteringsbureauer i Danmark. De eksisterer, fordi de bedste kandidater ofte skal findes, og det er ikke billigt. Så hvis du ikke ønsker at bruge titusinder af kroner, så kan det sagtens gøres selv.
På LinkedIn, Facebook og andre steder kan du lede efter den kandidat, du skal bruge. Men din kontakt må ikke være tilfældig eller alt for overfladisk, da det, helt simpelt, ikke vækker interesse fra de bedste kandidater. Du skal gøre din research først – hvem er de, hvor har de arbejdet, og hvor erfarne er de. Det er langt bedre for din tid at skrive til 5 yderst kvalificerede og godt researchet profiler, end 50 ukvalificerede.
Når du har fundet en potentiel kandidat, tager du kontakt stille og roligt, og forhører dig om, hvorvidt vedkommende kunne være interesseret. Det behøver nødvendigvis ikke at være en, som leder efter et arbejde. Giv dem tid til at lære jeres virksomhed at kende, via jeres Company DNA profil, hjemmeside eller SoMe site. Lad dem også vide, at du har gjort din research og helt bevidst har valgt netop lige hende eller ham. Det handler om at skabe gensidig nysgerrighed og dernæst gå i dialog om mulighederne.
Har du kontakt med en kandidat i job, er et jobskifte en ligeså stor risiko for dem, som det er for dig at ansætte dem – og det er vigtigt at have respekt for. Er du til at forhandle med? Er du villig til at imødekomme diverse karriereønsker, eller er du ganske enkelt helt låst?
Sidstnævnte er ikke forkert i en rekrutteringsproces, for man har som regel nogle opgaver, der bare skal løses af den kommende medarbejder. Men oplever du, at de kandidater, du taler med, ikke er interesserede i stillingen, kan du overveje, om du skal åbne mere op for udvikling og muligheder i hele virksomheden på sigt.
Skarpe kandidater kender skarpe kandidater
Ifølge en undersøgelse fra Randstad leder 26% af danske ansatte ikke aktivt efter et nyt job, men er åbne overfor nye muligheder. Derfor kan det være svært at forudse, hvordan en kandidat vil reagere på din henvendelse.
En godt trick er at forhøre dig hos en person i dit netværk, som måske matcher den, du leder efter. Sandsynligheden for at han kender en, som minder om ham, er langt større end bare at vælge en tilfældig profil på LinkedIn.
Måske kan vedkommende sende dig til en person, som, udover at matche det du søger, leder efter et nyt job. Så kommer du jo som kaldet, ik’?
Har du en god mulighed til den helt rigtige kandidat? Så skal du ikke holde dig tilbage med at tage fat og tilbyde, hvad du har! – det, værste du kan få, er et nej.
*4. del
Hvordan screener du CV’er og ansøgninger?
Næste skridt i rekrutteringsprocessen er forhåbentligt, at du modtager en masse ansøgninger.
Måske modtager du så mange, at du ikke kan overskue at gennemlæse dem alle sammen…
Det forstår jeg godt.
Derfor er det vigtigt, at du lærer, hvordan du effektivt kan skelne relevante ansøgere fra de ligegyldige.
Din første opgave:
Det første, du gør, er at kigge på CV’et og få styr på minimums-kvalifikationerne – need-to-have.
Selvom personlighed er afgørende for, hvem der får jobbet, kan der også være formelle krav, som skal være i orden.
Disse handler tit om uddannelse, erfaring eller certificeringer.
Som nævnt tidligere skal en kirurg have læst medicin, en taxachauffør skal have et kørekort – altså minimumskrav.
Hvis disse ikke efterleves hos enkelte kandidater, kan du med ro i maven sortere dem fra din rekrutteringsproces.
Minimumskrav handler, først og fremmest, om lovlige bestemmelser, som alle skal efterleve. Ellers bestemmer du, som udgangspunkt, selv, hvilke krav du vil stille. Det kan sagtens være et krav, at en kandidat skal have 5 års erfaring fra en lignende stilling, eller at vedkommende har en videregående uddannelse – du styrer det selv.
Når du har fravalgt de CV’er, som ikke efterkommer minimumskravene, kan du med fordel lave en ‘måske-bunke’. Denne kan indeholde ‘jokere’, som umiddelbart ikke sidder lige i skabet, men som kan være gode at have i baghånden og alligevel har fortjent at få deres ansøgning læst.
Hvorvidt det er en god idé, kan variere meget fra branche til branche. Derfor skal du selv vurdere, hvad der er optimalt for den specifikke stilling.
Når du har lavet en shortlist med de godkendte CV’er, kan du dykke ned i ansøgningen.
Din næste opgave er:
At få styr på de foretrukne kvalifikationer – nice-to-have.
Her skal du have CV’et in mente og samtidig forholde dig til ansøgningen. På den måde kan du hurtigt skelne de skarpeste kandidater fra de sløveste.
Er dit minimumskrav erfaring fra en lignende stilling, så kan dine foretrukne kvalifikationer f.eks. være en specifik uddannelse.
Altså alle de ting som ikke er krav, men plusser.
Det bør ikke kun komme an på, hvad vedkommende udtrykker i ansøgningen, men i høj grad hvordan de udtrykker det.
Det er nemt at påstå, at man er dygtig til det ene og det andet uden at skulle stå på mål for det.
Derfor bør du se efter konkrete eksempler i ansøgningen, som kan bekræfte ansøgers påstand.
Påstår vedkommende, at de er dygtige til at samarbejde, så bør ansøgningen også indeholde et eksempel, hvor de viser, at de har gjort det.
Så kommer vi til tredje opgave:
Her laver du en shortlist, som er baseret på de føromtalte kvalifikationer.
Din liste skal bestå af de kandidater, som opfylder minimumskvalifikationerne, de som, bedst muligt, opfylder de foretrukne kvalifikationer og dem, hvis ansøgning er bedst.
Som tommelfingerregel bør du gå efter at indkalde 5-6 personer til samtale for en stilling.
Dette skal dog betragtes som et udgangspunkt. Det varierer meget afhængig af branchen, stillingen og mængden af modtagne ansøgninger.
Rekruttering er hårdt arbejde…
Som du kan fornemme i ovenstående tekst, er det enormt hårdt og langtrukkent arbejde at gennemgå og screene ansøgninger. Det er dog nødvendigt, hvis du ønsker at ansætte den rigtige person.
Undersøgelser antyder, at en screeningsproces til en enkelt stilling kan tage op til 23 timer… Det er ca. 3 hele arbejdsdage, hvorfor det er afgørende, at den man så vælger, også er den rigtige til jobbet.
Det korte og det lange er, at det tager lang tid at rekruttere effektivt. Til at hjælpe og afkorte rekrutteringsprocessen findes der en række systemer, som kan hjælpe med at administrere ansøgere. Danmarks mest brugte system hedder HR-Manager, og det har en lang række HR-funktioner udover rekrutteringshåndtering. Det er derfor typisk brugt af store virksomheder, som har mange andre HR-opgaver.
Hvis du ikke har en stor HR-afdeling, og derved alle de opgaver der følger med, er det nok et mindre system du skal ud i. Vi har derfor, i Statum, udviklet et værktøj, til den vækstende virksomhed, som ønsker en effektiv rekrutteringsproces – det kan du læse mere om her.
Generelt er det også god stil at give ansøgerne en idé om, hvilken proces de kan forvente, og hvilken tidsperiode de skal forholde sig til. Hvornår får de hvad at vide og af hvem.
Selvom de ikke bliver ansat, skaber en god ansøgningsproces et godt billede af virksomheden du repræsenterer. Husk på, at ansøgerne kan være fremtidige ansøgere, kunder, samarbejdspartnere osv.
*5. del
Jobsamtalen fra arbejdsgivers vinkel
Det er rigtigt nemt at finde information, inspiration og artikler om jobsamtaler. Desværre handler 99 ud af 100 af dem om, jobsamtalen fra ansøgers vinkel.
I dette afsnit vil jeg hellere gå i dybden med jobsamtalen fra arbejdsgiverens vinkel, da det er et meget afgørende øjeblik i rekrutteringsprocessen.
Hvad skal du spørge om? Hvor mange skal I være? Hvor mange samtaler skal afholdes? Og hvor mange skal du indkalde til jobsamtale?
Jeg anbefaler som udgangspunkt, at du indkalder minimum tre kandidater til samtale. Som tidligere nævnt er 5-6, afhængig af branche og specifik stilling, det optimale.
For at vælge en kandidat er det rart med et udgangspunkt, som du kan sammenligne med. Tre kandidater giver dig denne mulighed samt en back-up, hvis den først-valgte skulle takke nej til tilbuddet.
Det første, du skal finde ud af, er, hvem skal tage sig af jobsamtalen? Er det en HR-ansvarlig? Eller lederen i den afdeling, hvori kandidaten søger? Eller en helt tredje.
Dette punkt skal du selv bestemme, jeg mener dog, at det er en god idé, at lade kandidatens potentielle chef eller kollega, deltage i samtalen. Det er trods alt dem, som skal arbejde sammen.
Hvis det giver mening for jeres virksomhed, og stillingen, kan der indgå flere samtaler med forskellige personer.
Fordelen ved denne løsning er, at kandidaten bliver godkendt af flere instanser, hvilket minimerer risikoen for fejlansættelse.
Du skal bare være opmærksom på, at rekrutteringsprocessen ikke trækkes i langdrag – både for jeres og kandidatens skyld. Ifølge Carebuilder har 60% af jobsøgere droppet en stilling, fordi ansættelsesprocessen var for langtrukken og/eller kompleks.
Et eksempel på en virksomhed, som ikke bruger særlig lang tid på deres rekrutteringsproces, er virksomheden Pleo. Hos Pleo kører de en hurtig og effektiv proces, uden at det koster på kvaliteten og dybden af de ansættelser, de laver. Dette, kombineret med deres Company DNA-profil på Statum, resulterede i en ansættelsesproces på kun 10 dage. Læs mere om succeshistorien her.
Før jobsamtalen
Inden interviewet går i gang, er det vigtigt, at du har fastsat nogle retningslinjer for dig selv og/eller den, som skal varetage interviewet samt sikret grundig forberedelse. Hvis I er to eller flere, er det vigtigt, at I fordeler rollerne, altså hvem der gør hvad. F.eks. er det praktisk, hvis det er en enkelt, som styrer processen, så det ikke fremstår rodet og ustruktureret.
Det indtryk I leverer til jobsamtalen er en stor del af grundlaget, hvorudfra kandidaten træffer sin beslutning. Har I ikke styr på jeres ting, fremstår jeres virksomhed ligeså.
- Hvor lang tid skal interviewet vare? Umiddelbart anbefaler jeg, at du holder det under en time. Der skal være mulighed for, at I kan lære hinanden at kende, og I kan slappe af hinandens nærvær og droppe facaden. Det skal dog ikke vare for lang tid, da det er spild af din, og specielt kandidatens, tid, da vedkommende bør informeres om, hvorvidt de skal sætte 15 eller 120 min. af. Det er ikke forbudt at lave en lang samtale. Specielt, hvis der skal indgå en case eller lign. Pointen er bare, at det er vigtigt at forventningsafstemme, inden samtalen går i gang.
- Hvilke spørgsmål skal du stille? Selvom samtalen skal være en ‘samtale’ og ikke en ‘quiz’, så er det en god idé at have forberedt en struktur og nogle spørgsmål. Årsagen er bla. at det kan være svært at sammenholde to samtaler, hvis de har været vidt forskellige. Skal du skelne mellem forskellige kandidater, er du nødt til at have samme struktur, så du bedre kan sammenligne dem. Derudover hjælper en forberedt struktur på at organisere samtalen og sikre, at I ikke snakker om områder, som egentligt er ligegyldige. Derfor er det vigtigt at have forberedt spørgsmål som SKAL stilles, så du ikke glemmer det vigtigste.
- Har du styr på det praktiske? Aftal tidspunkt med kandidaten, oplys om eventuelle informationer vedrørende parkering, indgang osv. og reserver et mødelokale.
Under jobsamtalen
Et godt råd fra vores CMO, Alexander V. Kragh, er, at du forsøger at fjerne fornemmelsen af, at det er en jobsamtale.
Du behøver ikke tage personen på restaurant, gå en tur eller lign. I stedet kan du forsøge at skabe et rart miljø, så kandidaten fjerner sine parader og åbner op.
I Statum har vi, som led i vores rekrutteringsproces, f.eks. haft kandidater inde til vores fredagsbar, for at mærke, hvordan de passer i vores meget sociale og uformelle miljø.
Er din virksomhed mere professionel og strukturpræget, kan det give god mening med en formel samtale, hvor du ser, hvordan personen optræder i et miljø, som vedkommende skal bevæge sig i til hverdag.
Skal du screene en sælger, som skal til mange forretningsmiddage og møder ude af huset, kan I tage på restaurant, så du kan opleve vedkommende i hans eller hendes “naturlige omgivelser.”
Struktur og spørgsmål
Uanset branche og stilling bør du have en struktur, som du kan følge.
Jeg vil komme med et generelt forslag, men det er op til dig at tilpasse det til den enkelte case.
1. Introduktion
Introduktionen skal være uformel og uforpligtende. Her er formålet at få kandidatens parader ned og skabe et venskabeligt og åbent miljø.
Forslag til spørgsmål
- Kunne du finde vej?
- Hvordan var trafikken?
- Hvordan var vejret?
- Har du været i denne del af byen før?
Hvis I er to personer som skal afholde jobsamtalen, kan I jo lade den ene komme 5-10 min. senere. På den måde får den anden mulighed for at samtale uformelt med kandidaten, inden den officielle jobsamtale går i gang. Så møder man måske en mere ‘ægte’ udgave af kandidaten uden for den opsatte ramme, som jobsamtalen nemt kan blive.
2. Præsentation
Egentlig er vi stadig på introduktions-stadiet, hvorfor du begynder at introducere virksomheden og jobbet.
Samtidig kan du også gennemgå strukturen for samtalen, hvor lang tid kommer det til at tage, hvad skal gennemgås, og i hvilken rækkefølge.
Hvis ansøger er meget nervøs, bør du lægge vægt på, at det bare er en uformel samtale og få vedkommende til at slappe af.
Pas på med at bruge for meget tid på virksomhedspræsentationen. Det skal bare være en kort og præcis introduktion til virksomheden og ikke noget, som skal tage tid fra selve samtalen med kandidaten.
3. Kandidaten og ansøgningen
Bed kandidaten om at præsentere sig og sætte sig selv i relation til jobbet. Herfra kan du også komme ind på, hvad vedkommende har skrevet i jobansøgningen eller givet udtryk for tidligere i rekrutteringsprocessen.
Det er derfor centralt, at du har læst og sat dig ind i vedkommendes ansøgning og CV således, at det ikke bliver freestyle under samtalen.
Skriver personen, at han/hun er god til at samarbejde med andre i teams, bør du spørge ind til konkrete eksempler, hvor vedkommende har prøvet dette.
Du skal altså grave lidt i de ting, som ansøgeren påstår.
Derudover bør du også på dette punkt, gå i dybden med hvilke professionelle forventninger vedkommende har til stillingen.
Forslag til spørgsmål:
- Du skriver, at du er god til samarbejde, kan du komme med et eksempel?
- Jeg kan se, at du har været x-stilling i x-virksomhed, kan du forklare lidt om din rolle og arbejdsopgaver?
- Jeg kan se, at du har arbejdet med x-opgave, kan du uddybe dette?
Formålet med punktet er at gå i dybden med ansøgningen og undersøge det professionelle match.
4. Adfærdsspørgsmål
Her er dit mål at grave under det professionelle niveau og lære mere om ansøgers personlighed.
Et godt råd er at opstille scenarier for personen for at vurdere, om vedkommendes personlighed matcher kulturen på arbejdspladsen.
Forslag til spørgsmål
- Hvis du står foran x-udfordring, hvordan vil du så forholde dig?
- Prøv at beskrive sidste gang du havde en kontrovers med en person? Hvorfor opstod den, og hvordan reagerede du?
- Hvis du møder modstand i forhold til x, hvad vil du så gøre?
De svar, du modtager, udtrykker som udgangspunkt personligheden. Men hvis du spørger ind til professionelle problemstillinger, kan du også få et indblik i, hvordan kandidaten arbejder og tænker. Dette er enormt vigtigt, da det giver mulighed for at høre, hvordan kandidaten kan løse opgaver i virksomheden. På den måde kan du afsløre om vedkommende er helt på månen og har misforstået alt – eller om det professionelle er i orden.
Derudover får kandidaten også mulighed for at vise sin kreativitet og analytiske forståelse af arbejdsopgaver såvel som forståelsen af din virksomhed.
I bund og grund bør du bruge en del tid på, hvordan kandidaten vil løse problemstillinger i din virksomhed og ikke udelukkende, hvordan kandidaten har løst problemer i andre jobs.
Forslag til professionelle spørgsmål
- Når du kigger på vores hjemmeside, er der så nogen udfordringer, du lægger mærke til? (kan bruges i forbindelse med marketing, udvikler eller grafiker stillinger)
- Vi har et problem med fragt til USA i forhold til bla bla bla – hvad vil du foreslå os?
5. Fremtiden
En god ting at få på plads fra start af er ansøgers forventninger til fremtiden.
Har vedkommende en plan om at være i virksomheden lang tid, forfremmes, eller vil de hurtigt videre.
Det ene behøver ikke være bedre end det andet. Det er op til dig og den enkelte stilling/virksomhed at vurdere, om I ønsker en medarbejder i 30 år eller et barselsvikariat.
Forslag til spørgsmål:
- Hvad er dine livsambitioner eller drømme om fremtiden?
- Har du nogle ambitioner i forhold til denne stilling?
- Hvordan kan du bruge dette job til at nå dine mål?
- Hvad er dit personlige ‘why’, altså hvad får dig op om morgen?
6. Afslutning
Indtil videre er det dig, som har haft styringen over samtalen. Nu har kandidaten mulighed for at komme med spørgsmål eller andre punkter, som vedkommende ønsker at tale om.
Derudover skal du også beskrive, næste skridt i rekrutteringsprocessen, samt aftale en follow-up.
Det er vigtigt at slutte godt af, så kandidaten går hjem med en god mavefornemmelse og har lyst til at komme tilbage.
Yderligere kan det også være en god idé at spørge kandidaten om eventuelle bekymringer eller tvivl ved jobbet/virksomheden. Måske kan I tidligt italesætte udfordringer eller misforståelser, som alligevel havde resulteret i, at kandidaten var hoppet fra senere i processen – hvilket ofte sker.
7. Overvej at tilføje en test i rekrutteringsprocessen.
Afhængigt af stillingen og branchen kan det give mening at udfordre ansøgeren i form af en prøve eller en test. Er det en skribent du leder efter, kan vedkommende skrive en tekst, er det en sælger, kan han/hun prøve at sælge noget til dig, der er mange muligheder.
Disse test kan være meget forskellige afhængig af jobbet. Det behøver nødvendigvis ikke være noget fagligt I leder efter, det kan også bare være en personlighedstest, som skal vise, om vedkommende passer i virksomhedens kultur.
Dette er noget, vi har en del erfaring med, og som du kan se mere om på dette link.
Fordelene ved at anvende test i rekrutteringsprocessen er, udover at du minimerer risikoen for en fejlansættelse, at du bedre kan skabe dig et billede af, hvem kandidaten er.
Testen skal ikke erstatte samtalen, referencerne eller lign. men er tværtimod et supplement, som lader dig kende ansøger endnu bedre.
Samtidig kan du måske også lære noget om kandidaten, som kan hjælpe dig med at optimere og idealisere pre- og onboardingsprocessen, som vi kommer til senere.
8. Gode generelle råd til samtalen
- Forberedelse er altafgørende.
For det første fremstår du professionel overfor kandidaten. Samtidig kan du få svar på alle dine spørgsmål – i stedet for at få tvivl eller spørgsmål efter samtalen.
- Vær ærlig
Ja, du skal sælge stillingen, men du skal ikke sælge den til en, som ikke vil have den. Er du ærlig, er det langt nemmere at forventningsafstemme og derfor finde det rigtige match.
Faktisk er en af de største årsager til, at folk siger op, at de er blevet solgt et andet job, end de faktisk har fået. Forbered kandidaten til de mindre sjove opgaver såvel som de superfede.
- Kig efter noget andet end dig selv
Det er nemt at forelske sig i en person, som minder om én selv, selvom det lyder arrogant. Husk på at det kan være gavnligt at ansætte en medarbejder, som måske har andre måder at se problemstillinger på end dig.
Det er dog stadig vigtigt, at I har de samme overordnede værdier. Hvis ærlighed er vigtigt for jeres kultur, og du får en sælger ind, som pynter på sandheden overfor kunder, så er det ikke gavnligt for jeres virksomhed og kommer til at skabe gnidninger.
Et godt råd fra direktør i Statum, Nicolas Kirk Jørgensen
Der findes 2 typer kandidater – de som fokuserer på sig selv, og de som fokuserer på virksomheden. Måden, du differentierer mellem dem på, er ved at spørge:
- Hvorfor vil du gerne arbejde i denne virksomhed?
Her bør du lægge mærke til, om de svarer med udgangspunkt i dem selv og deres egne ambitioner, eller om de svarer på vegne af virksomheden og deres ambitioner med virksomheden.
Svar nr. 1
- “Jeg håber at kunne bruge stillingen til at lære mere om xxx, og derfra måske arbejde mere med xxx. Måske kan stillingen give mig erfaring med ledelse og internationale forhold osv.”
Læg mærke til, hvordan det hele handler om vedkommendes egne ambitioner.
Svar nr. 2
“Fordi jeg føler, at jeg kan byde ind med xxx, og at vi sammen kan øge virksomhedens kendskabsgrad, samt skabe et marked i resten af Skandinavien. Min ambition er, at vi skal være markedsleder indenfor vores branche, og at vores eksterne kommunikation skal osv.”
Ved svarmulighed nr. 2. bliver alle ambitioner sat i relation til virksomheden. Dette tyder på en medarbejder, som tager ansvar og ejerskab over virksomheden i stedet for at sætte sig selv forrest.
Det er vigtigt at notere, at det ene ikke nødvendigvis er mere rigtigt end det andet. Til enkelte stillinger kan det være en fordel at ansætte én, som netop kan køre sit eget show.
En sælger, som sætter sig selv forrest, og primært har fokus på at sælge mange produkter og derved tjene mange penge, kan sagtens være en fin investering, da vedkommende jo så også tjener penge til virksomheden.
Ovenstående er muligvis én smule generaliserende og skal nok ikke være en afgørende beslutning, men måske et perspektiv, som kan bidrage til den endelige vurdering.
*6. del
Så skal der vælges en kandidat
Den næste store udfordring i en rekrutteringsproces er at vælge den, som skal ansættes.
Pas på ikke at læne dig for meget op af, hvem du kom bedst ud af det med. Det er den mest kompetente medarbejder, du skal finde og ikke din nye bedste ven.
Ikke sagt at personligheden ikke vægter noget, tværtimod. Personligheden bør faktisk være det dominerende aspekt, min pointe er bare, at du også skal sørge for, at det professionelle er i orden.
Når du skal vælge, er der en række redskaber, du kan bruge. Du har formentlig en, eller flere, favoritter fra samtalerne, og det er denne, eller disse, du bør fortsætte med.
Indhent referencer
Det kan i mange tilfælde være en rigtig god idé at indhente referencer. Formålet er, at du kan få be- eller afkræftet oplysninger, som er angivet af ansøger, og du kan forhøre dig om enkelte tvivlsspørgsmål.
Jeg vil dog tilføje, at referencer ikke altid er 100 % pålidelige. Som arbejdsgiver må du kun indhente referencer efter tilladelse fra ansøger og kun fra de specifikke kilder, som vedkommende har tilladt.
Derfor får du ofte fat i vellidte chefer eller andre, som måske ikke er helt objektive i deres vurdering.
Lovgivning
Når det gælder indhentning af referencer, er der en række lovmæssige vilkår, som skal overholdes.
– Som nævnt tidligere skal du have tilladelse fra ansøger til at hente referencer fra bestemte kilder.
– Det er frivilligt om ansøger ønsker at opgive referencer.
– Derudover skal kandidaten informeres, såfremt der er indhentet referencer.
– Det er også en god idé at informere ansøger, hvis der under referenceindkaldelsen er angivet oplysninger, som forværrer vedkommendes chancer for at få stillingen. Her bør du give mulighed for, at ansøger kan forsvare sig og give sin side af ‘historien’, inden du træffer en afgørende beslutning.
Forslag til spørgsmål
- Hvor mange år har X arbejdet hos jer?
- Hvilken software har X arbejdet med?
- Kan du beskrive stillingen, som X besad?
- Hvad er din forklaring på, hvorfor X forlod jer?
- Er der noget, jeg mangler at spørge om?
Generelt er der også en del lovgivning i forhold til den nye persondataforordning. Det har vi også skrevet et indlæg om, som du kan læse her.
Når du har valgt en kandidat
Nu er vi så langt, så der skal tages en beslutning. Hvis din favorit også har klaret reference-delen, er det på tide at oplyse vedkommende om, at han eller hun har fået jobbet.
Dette bør du ringe og fortælle.
Når ansøger har takket ja til stillingen, er det også god stil at give et respektfuldt og ordentligt afslag til alle de andre ansøgere, som har taget sig tid og energi til at søge stillingen, men desværre ikke har fået den.
Desto mere personligt og ordentligt du kan gøre det, desto bedre. Som udgangspunkt er det okay, at sende et skriftligt afslag til ansøgere, som ikke har været til samtale. Har du mulighed for at efterlade en lille note om, hvorfor vedkommende ikke fik jobbet er det rigtig godt!
Husk på, at ansøgere er stadig potentielle medarbejdere, samarbejdspartnere eller fremtidige kunder. Derfor er det virkelig vigtigt, at du giver dem en positiv oplevelse, selvom de ikke har fået stillingen.
Du bør ringe til dem, som har været indkaldt til samtale. Det er samtidig også god stil at fortælle, hvorfor de ikke har fået stillingen – det er det altid.
Idet du bringer den glædelige nyhed til den udvalgte, så er det også en god idé at forberede vedkommende på jobbet.
Dette tager mig videre til næste punkt…
*7. del
Pre – og onboarding er en del af rekrutteringsprocessen
Nu har du valgt en, som skal ansættes, og dette skal du selvfølgelig forberede dig på…
Preboarding
Pre-boarding handler om at klargøre den ansatte så godt som muligt, på den kommende opstart på jeres arbejdsplads.
Ifølge en undersøgelse fra 2014 stopper ca. en tredjedel af nyansatte indenfor de første seks måneder.
Af dem smuttede mellem 16-17 % mellem den første uge og den tredje måned, siden de startede.
Det viser altså, at den første periode under en ansættelse er et meget kritisk tidspunkt.
Vi kender alle følelsen af at skulle starte et nyt sted. Man aner ikke, hvad der kommer til at ske, hvad man skal være opmærksom på, og hvordan man, bedst muligt, kan forberede sig.
Det er her du, som arbejdsgiver, kommer ind og tager ansvar fra start af.
For at gøre den ansatte klar til første dag kan du forberede en lille ‘velkomstpakke’, som den ansatte modtager en uges tid før vedkommende starter.
Denne kan indeholde:
- Videoklip, billeder, lidt tekst eller lign. om- og af teamet, som vedkommende kommer til at arbejde med.
- Overordnet oversigt over hvad virksomheden og den specifikke afdeling laver.
- En plan over den første dag og eventuelt også den første uge, hvilket kan give den nye medarbejder ro i maven.
- En mulighed for at stille spørgsmål. Dem har vedkommende sikkert et par af. Hvis du faciliterer det, kan I få afklaret eventuelle tvivlsspørgsmål inden opstart.
- Du kan også sende enkelte dokumenter eller forberedende papirer, som den nyansatte kan kigge på, f.eks. en personalehåndbog.
Udover at forberede kandidaten bør du også forberede internt.
- Send information ud internt. Dette forbereder de ansatte, som jo også får en ny kollega.
- Gør klar til modtagelsen. Sørg for, at det praktiske er i orden, computer, skrivebord, eventuelle nøgler osv. Derudover skal der også være en, som tager imod den nye medarbejder.
- En buket blomster og en morgenmad den første dag, kommer I langt med. Det skaber en god uformel ramme når den nyansatte og teamet mødes.
- Hav en plan klar for introduktion til medarbejderen, hvis vedkommende skal oplæres i systemer og rutiner. Derudover er en rundvisning i virksomheden også på sin plads.
Når vedkommende så er forberedt og klar til dag 1, så er det tid til onboarding.
Onboarding
Som nævnt tidligere, er starten af en ansættelse et meget definerende øjeblik for den videre ansættelse – nok kun overgået af slutningen… 😉
Derfor er det enormt vigtigt, at du har et effektivt og planlagt on-boarding forløb, som ikke kun sikrer, at den nye medarbejder falder godt til, men også at vedkommende er motiveret og føler, at jobbet giver mening.
Det oplagte er at tænke on-boarding forløbet som en del af rekrutteringsprocessen – ligesom jeg også udlægger det her.
Inden du designer dit forløb, skal du fastslå, hvad du ønsker for den nye medarbejder, personligt og fagligt.
Hav dine målsætninger klar
- Hvilke indtryk skal den nye medarbejder gå hjem med efter første dag?
- Hvad skal den nye medarbejder vide om vores kultur og arbejdsmiljø?
- Hvilken viden om stillingen og opgaver skal den nye medarbejder have efter den første tid?
- Hvilke mål skal den nye medarbejder opnå i løbet af den første tid?
- Hvordan vil du indsamle feedback om forløbet?
- Og hvor lang tid skal forløbet vare?
Udover dine målsætninger er der også en række ting, du kan gøre for at forbedre dit onboarding forløb.
- Virksomhedens værdisæt og kultur kan være rigtig svært at forklare for en nytilkommen. Alligevel er det en enorm stor del af den følelse, den nye medarbejder går til og fra job med. Fokusér derfor på at den ansatte forstår disse.
- Du bør inddrage vedkommende så tidligt som muligt. Intet er mere demotiverende end at føle sig tilovers, og ofte er det den fornemmelse, mange sidder med i starten, hvor man, som nyansat, ikke rigtig har så meget at skulle have sagt. Her kan det være en god idé, at leder og kollegaer er opmærksomme på at inddrage den nye medarbejder så meget som muligt.
- I forbindelse med ovenstående er det også vigtigt at give feedback, primært positiv. Medmindre det arbejde vedkommende har udført er helt uacceptabelt, bør du rose din nye medarbejder. Dette skaber selvtillid og med selvtillid præsterer vi bedst. Selvfølgelig er det også fint at komme med konstruktiv kritik, så længe du ikke nedsabler den nye medarbejder på anden dagen.
- Du skal samtidig også passe på med for meget information. Hellere have en medarbejder, som husker få ting godt, end én som husker mange ting skidt. Får man for meget information, bliver det sværere at skelne mellem, hvad der er vigtigt og mindre vigtigt.
- Det sidste råd er, at du sørger for, at den nye medarbejder har en kontaktperson, guide eller, hvad du vil kalde det. En som kan holde vedkommende ‘i hånden’ og hjælpe til i starten.
Afsluttende bemærkninger om ovenstående rekrutteringsproces
Husk på at denne rekrutteringsproces er et udgangspunkt og ikke en skræddersyet løsning. Alle ovenstående pointer kan variere fra branche til branche, og det er dit job at tilpasse din egen proces.
Derudover handler rekruttering ikke kun om at finde den rigtige kandidat. Ansvaret for en god ansættelse ligger ikke udelukkende på den nye medarbejder, men også i høj grad på dine skuldre.
I Statum arbejder vi ud fra det perspektiv, at rekruttering er et match mellem virksomhedskultur og kandidatens personlighed. Derfor skal du løbende i rekrutteringsprocessen ikke kun fokusere på kandidaten, men også den virksomhed, kultur, afdeling, stilling og kollegaer, som vedkommende skal arbejde sammen med.
Den bedste kandidat for andre er nødvendigvis ikke den bedste kandidat for dig.
Mere inspiration
Elsker du at høre podcast af, med og om iværksættere? Så hør vores podcast med tidligere deltagere fra Løvens Hule.