Talent gap analyse: Sæt teamet til en succesfuld skalering

Dette indlæg handler om, hvordan du sikrer, at jeres virksomhed har de rette kompetencer og talenter, samt hvordan du anvender en talent gap analyse til at afdække, planlægge og ansætte de rette personer. Vi vil tage udgangspunkt i en konkret scaleup case, som Talents Unlimited arbejder på lige nu. Casen er en hurtigt vækstende europæisk virksomhed, der siden de startede for 4 år siden, er vokset til at være knap 125 mand fordelt på 7 forskellige lande. De er nu i en fase, hvor de skal gå fra en start-up struktur til en scale-up struktur, så der skal ske en ændring i deres strategi. Derfor står de også over for en anseelig rekrutteringsmæssig udfordring, da de skal til at finde folk, der skal have nogle andre kompetencer. De vil dog heller ikke miste den entreprenante ånd, der gør virksomheden til noget særligt.

NB: Talent er en svær størrelse at arbejde med. Nedenstående tager udgangspunkt i Talent Testen, TT38, som Talents Unlimited har udviklet, men du kan naturligvis anvende andre metoder. TT38 konceptualiserer talenter i form af 38 kognitionsmønstre, hvis relative styrke viser, hvor det enkelte individ har det største potentiale.

Hvad er en talent gap analyse?

En talent gap analyse dækker over en strategisk tilgang til kortlægning og planlægning af virksomhedens menneskelige ressourcer. Man kan sige, at den formelle strategi handler om: ”Hvor skal vi hen? Hvad skal der til?” og ”hvem skal der til? Og hvordan sørger vi for at han/hun er klar, når det er nødvendigt?”.

1. Talent Gap Analyse

Der er to elementer i denne fase: den nuværende talent pool, og talentkravene til fremtiden baseret på den formelle strategi virksomheden har lagt. Disse bliver uddybet i det følgende.

1.1 Nuværende talentpool

Først analyserer man, hvordan virksomhedens nuværende talentsituation ser ud. Hvor har vi vores styrker? Hvilke talenter er kulturskabende for organisationen? Hvilke talenter fungerer godt i organisationen?

I case-virksomheden er det følgende talenter, der gennemsnitligt scorer højest i ledelsesteamet:

• Fremtidsorienteret: Evnen til at tænke visionært
• Målrettet: Kan knokle på med fokus benhårdt på målet
• Problemløser: Holder momentum ved at løse udfordringer hurtigt og effektivt
• Strategisk: Planlæggende og tænker i fremtidige scenarier
• Startende: Handlekraftig og igangsættende

Det vil altså sige, at der er fuld knald på, med blikket rettet stift mod målet, planerne og visionerne. I bunden finder vi følgende talenter:

• Disciplineret: Orden, rutiner, detaljer og struktur
• Sammenhængssøgende: Reflekterende med udgangspunkt i det historiske

Det vil sige, at selvom de er gode til planlægning, så er der ingen, der har blikket for at sætte processer i system, og sørge for at tingene bliver gjort færdigt ned i mindste detalje. Vi kan også se, at blikket kun peger fremad og ikke bagud, så måske laver de flere fejl end nødvendigt, fordi de ikke havde sat sig ind i, hvorfor en given situation var opstået.

1.2 Talentkrav til fremtidens nøgleroller

Næste skridt er at tegne et billede af, hvordan talentsituationen gerne skulle se ud om 3 år. Udgangspunktet er naturligvis den formelle strategi, men den suppleres med input i forhold til hvilke talenter, der skal til i særlige nøglepositioner. Det vil sige, at der skal arbejdes med spørgsmål vedrørende: Hvilke nøglepositioner skal besættes, for at vi når i mål? Hvilke talenter er særligt vigtige for at kunne excellere i rollen?

I denne konkrete case er den formelle plan at udvide til 15 lande. Nøglepositionerne i denne ekspansion er de nationalt forankrede franchise-tagere i de nye lande og den HQ-forankrede rolle som opstartsassistent. Med udgangspunkt i de eksisterende internationale afdelinger og en analyse af funktionerne, fandt vi frem til, at følgende talenter er afgørende for franchise-tager teamets fremtidig succes, når der udvides til nye lande:

• Målrettet: Kan knokle på med fokus benhårdt på målet
• Ansvarlig: Tager ansvar og holder hvad der loves
• Startende: Handlekraftig og igangsættende
• Disciplineret: Orden, rutiner, detaljer og struktur
• Fremtidsorienteret: Evnen til at tænke visionært
• Koordinerende: Helikopterperspektiv på projektstyring

I denne case-virksomhed startes de fleste afdelinger af 2-3 personers teams. Der altså flere personer at fordele talenterne på.

For den HR-forankrede rolle – der skal assistere de franchise-tagere i opstartsprocessen – var kravene:

• Strategisk: Planlæggende og tænker i fremtidige scenarier
• Startende: Handlekraftig og igangsættende
• Målrettet: Kan knokle på med fokus benhårdt på målet

Denne franchise-kickstarter rolle er tiltænkt som en katalysator og vidensbærer, der kan kickstarte de nystartede virksomheder og overlade processen til de lokale efter en periode på 3-6 måneder.

2. Rekruttering og Talent Pipeline

Med udgangspunkt i sin Talent Gap Analyse er du klar til at lave langsigtede rekrutteringer. Et rigtig godt sted at starte denne proces er at kigge indad – har vi allerede dem, der skal til i forvejen? Har du klarlagt talentkravene er denne proces relativt lige til. Der er mange fordele ved at kigge internt først. For eksempel vil en intern person kende jeres virksomhed og have et etableret netværk, som gør vedkommende i stand til at løse opgaver hurtigere og bedre end en nyansat kunne på den samme tid. Derudover kommer ansatte udefra ikke altid op på samme niveau, selvom de ofte kræver mere i løn.

I case-virksomheden havde de allerede en person internt, der passede på franchise-kickstarter rollen. Lad os kalde hende Maria. Marias rolle bliver fremadrettet at være med i opstartsfasen af afdelinger i nye lande, sammen med de lokale, der skal drive det fremad på lang sigt. Samtidig erkendte man i case-virksomheden, at Maria dels kunne blive en knap ressource og dels at virksomhedens ekspansionsstrategi kunne falde til jorden ganske hurtigt, hvis hun forlod virksomheden, blev alvorligt syg eller i det hele taget blev forhindret i at løse opgaven. Derfor identificerede man en anden intern person med de samme 3 talenter. Denne person, Edgar, er yngre og har været i virksomheden i kortere tid, men det ville give mening at køre ham i stilling til at blive den næste Maria over de næste par år. Derudover giver det mening at identificere den næste Edgar, så der hele tiden er et talent klar i pipeline. Dette kunne for eksempel gøres ved en målrettet indsats på de videregående uddannelser, for eksempel deltagelse i case competitions, opgavesamarbejder, oplæg osv. Når man har etableret kontakt med de potentielle fremtidige kandidater analyseres disses talenter, så man har et overblik over, hvor de kan passe ind i virksomheden.

Det andet kritiske element i virksomhedens vækststrategi er at få sat det rigtige ”founder-team” i de nye lande, så alle de nødvendige talenter er til stede. Har du lavet din Talent Gap Analyse ordentligt, er en del af fundamentet på plads; det kræver dog, at du kan identificere og tiltrække de rigtige talenter.

Havde der været tale om et mere klassisk setup ville man sammensætte et jobopslag med udgangspunkt i de beskrevne talenter og screene alle relevante ansøgere benhårdt på dem. For case-virksomheden er processen lidt anderledes og netværksbaseret, men der screenes stadig benhårdt på talenter. At rekruttere på basis af talenter har den klare fordel, at det minimerer bias, hvad end det er køn, alder, etnicitet eller noget andet.

Undervejs i en rekrutteringsproces kan det generelt anbefales at inkludere et såkaldt ”Realistic Job Preview,” hvilket vil sige at give en potentiel kandidat et realistisk og dermed også kritisk indblik i, hvad jobbet handler om, og hvilket stadie virksomheden er på. Ved at gøre det undgår du, at kandidaten tiltræder jobbet med urealistisk høje forventninger, som potentielt kan være årsag til en tidlig opsigelse. Derved påbegynder du altså en aktiv forventningsafstemning om jobbets indhold allerede inden I starter et formelt samarbejde.

Konklusion

Med ovenstående har vi forsøgt at tage rekruttering ind i den strategiske arena og løfte det op på et langsigtet niveau med udgangspunkt i grundig analyse. Netop analysen og fremtidsperspektivet er det, der sikrer, at rekruttering ikke forbliver reaktiv proces, men at du sikrer, at du hele tiden har en talent pipeline klar, så din virksomhed kan realisere sin strategi med de rette folk i de rette positioner.