5 tips til en mere effektiv arbejdsdag [Gæsteindlæg]
*Dette er et gæsteblogindlæg fra IIH Nordic
IIH Nordic begyndte i 2015 at undersøge, hvordan de kunne skabe rammerne for en mere effektiv arbejdsdag.
Det har fået stor betydning for, hvordan IIH Nordic arbejder den dag i dag, både ift. hvor meget de arbejder og hvor glade virksomhedens medarbejdere er.
I dette blogindlæg deler Mette ud af 5 tips, der har gjort arbejdsdagene hos IIH Nordic mere effektive:
Siden vi i 2015 begyndte at undersøge, hvordan vi kunne effektivisere vores arbejdsdag, er medarbejdertilfredsheden steget med over 70 %. Den udvikling har især taget fart, siden vi introducerede vores 4 dages arbejdsuge i starten af 2017. Det tyder altså på, at der er en positiv sammenhæng mellem effektivitet og medarbejdertilfredshed.
Læs meget mere om IIH Nordics 4 dages arbejdsuge lige her.
1. Effektiviser tidsforbruget
Effektivitet hænger uløseligt sammen med tidsforbrug. Derfor er første skridt på vejen mod en effektiv arbejdsdag at kortlægge, hvad vi bruger vores tid på. Indsigt i tidsforbrug kan være med til at skabe en meget mere overskuelig arbejdsdag, hvor hverdagen i højere grad bærer præg af overblik, overskud og mere tid – og det gælder sådan set uanset om det er på virksomhedsniveau eller afdelingsniveau eller det handler om dit personlige tidsforbrug.
2. Øg fokus med Pomodoro-teknik
Små forstyrrelser kan have stor betydning for effektiviteten på arbejdspladsen. Når en medarbejder bliver forstyrret midt i en opgave, kan der nemlig gå helt op til 20 minutter, før vedkommende er fuldt fokuseret på samme opgave igen.
Derfor forsøger vi i IIH Nordic at minimere antallet af forstyrrelser på en arbejdsdag. Det gør vi ved at arbejde ud fra den såkaldte Pomodoro-tankegang – en teknik, der hjælper den enkelte medarbejder med at arbejde koncentreret og holde fokus på sine arbejdsopgaver. Pomodoro-teknikken går kort fortalt ud på, at medarbejderne arbejder i intervaller – En Pomodoro består af et 25-minutters arbejdsinterval helt uden forstyrrelser fra kollegaer, opkald, e-mails og sociale medier. Hver enkelt arbejdsinterval er efterfulgt af en 5-minutters pause.
Læs også: Sådan træner og udvikler du dit salgsteam.
3. Indfør kortere møder og bedre mødekultur
Hvem bestemmer egentlig, hvor lang tid det tager at holde et møde? Mange er nok tilbøjelige til at svare, at det bliver bestemt af den person, der står som afsender på mødeindkaldelsen, men i virkeligheden er det i de fleste tilfælde skræmmende nok: Outlook. Når vi planlægger et møde i Outlook, er det nemlig automatisk sat til at vare en time. Men default -løsningen er ikke altid den mest effektive. De fleste virksomheder kender nemlig deres egne behov bedre end Outlook og derfor kan det godt betale sig aktivt at tage stilling til varigheden af møder.
I IIH Nordic har vi oplevet, at der er overraskende meget tid at spare ved at holde kortere interne møder – og mange bliver overraskede over, hvor effektiv man kan være, når man skal være det. I dag varer alle vores interne møder enten 20 eller 45 minutter – og så har de en agenda, der er tilgængelig for alle mødedeltagere. Det sparer tid og er med til at skabe en effektiv mødekultur.
4. Færre mails
500 timer om året. Så meget tid bruger vi i gennemsnit på at skrive, besvare og håndtere e-mails på arbejdspladsen. Det viser en undersøgelse foretaget af YouGov for Adobe. Det svarer til 2,3 timer dagligt.
I IIH Nordic skruer vi op for effektiviteten ved at skrue ned for antallet af interne e-mails. I stedet har vi flyttet meget af den interne kommunikation over på et cloudbaseret samarbejdsværktøj, der fungerer som et socialt medie for virksomheder. Platformen giver mulighed for, at vi kan diskutere ideer, dele opdateringer og opbygge fællesskaber, der er organiseret efter projekt, emne eller afdeling. Udover at være tidsbesparende, så er det også et skridt på vej væk fra ideen om, at ens arbejdsopgaver kun hører til på ens eget skrivebord – mediet er ideelt til vidensdeling og giver dig og dine kolleger muligheder for at sætte jer ind i opgaver og projekter på tværs af organisationen. Det skaber fælleskab og større viden på tværs, ligesom det nedsætter behovet for intern kommunikation over e-mail.
5. Brug et Task Management system og få bedre overblik
Manglende overblik over arbejdsopgaver kan være en kilde til frustration og spildtid. Derfor er det en god ide at sætte opgaverne i system. I IIH Nordic organiserer vi vores arbejdsopgaver i et task management system. Det giver indblik i, hvem der løser hvilke opgaver og hvornår. Men systemet er også velegnet til at organisere egne arbejdsopgaver – så du aldrig er i tvivl om, hvilke opgaver du skal løse, hvordan du skal prioriterer dem og hvornår du har en deadline.
Mere inspiration
Har ovenstående indlæg inspireret dig til, hvordan du skal strukturere din virksomhed? Så er det måske interessant at læse dette indlæg om, hvordan du sammensætter en effektiv salgsafdeling.
Har du lyst, kan du her læse om, hvordan du skaber motivation for dig selv og dine sælgere?